El recibo es la prueba que da constancia de que algún servicio o bien de valor ha sido entregado. Supone el documento mercantil comprobante de haber pagado una cantidad de efectivo, efectuado un servicio o entregado una mercancía.
Es emitido por quien recibe el derecho y dirigido al deudor, su objetivo es terminar la obligación. Para un empresario la facturación y emisión de recibos son tareas básicas en su día a día que debe efectuar con su correspondiente contabilidad.
Todo recibo que emitimos tiene una repercusión en nuestro flujo de caja, al ser dirigido al deudor siempre será una entrada de capital en nuestro negocio. Para medir nuestra liquidez es de gran importancia conocer como calcular nuestro flujo de caja, así sabremos la capacidad de liquidez de la que disponemos.
Esto no siempre hay que considerarlo desde la perspectiva de nuestro beneficio. Un cash flow positivo nos indica mayor amplitud de maniobra. Si nos encontrásemos con un flujo de caja negativo debemos plantearnos de dónde proviene el déficit o si necesitamos recurrir a fuentes de financiación como el crowdlending o la anticipación y financiación de facturas.
Es importante guardar estos recibos para corregir posibles errores en nuestra tesorería o por mantener una constancia de la terminación de la obligación o deuda que habíamos contractado. Por norma general cada una de las partes deberá quedarse con un recibo, el cliente tiene como derecho el recibir dicho justificante de pago.
Por otro lado, el proveedor tiene la obligación de expedir, entregar y conservar este. De esta manera será posible para el cliente ejercer la devolución del artículo o de su garantía. Además, es de gran importancia tener control sobre los cobros de nuestros clientes y saber los mejores consejos para el pago a nuestros proveedores.
Cuando hagamos pagos en efectivo sin recibo no habrá prueba alguna de haberlo realizado esto es lo que lo convierte en fundamental de demandar. También es usual solicitarlo en transferencias bancarias o pagos con tarjeta. La creación de la zona SEPA supuso un cambio en las normas a la hora de generar recibos dentro de la zona euro.
¿Qué debe contener un recibo como mínimo para ser válido?
- La acción expresada de haber recibido el derecho como recibí de
- Nombre de la entidad o persona que hizo el pago o entrega
- El concepto por el que se realizó la entrega o pago
- Lugar y fecha
- Nombre y firma del receptor
¿Qué tipos de recibo te puedes encontrar?
Estos son los documentos más comunes que te encontrarás tanto en tu negocio como día a día:
- Recibo de caja de ingreso, aquel que certifica el cobro de la cantidad contractada siendo generalmente en efectivo
- Recibo de caja de egreso es la prueba de la extinción de nuestra obligación en el pago al contado
- Recibo de alquiler, es aquel extendido por el dueño de una vivienda en un contrato arrendatario como seña de desembolso de capital por parte de los inquilinos
- Recibo de depósito en cuenta: nos proporciona constancia en una transferencia bancaria
- Recibo del depósito judicial como constancia de un pago proveniente de la orden de un juez
Pero, ¿en qué se diferencia una factura y un recibo?
El recibo es informativo y se realiza cuando el pago ya se ha realizado mientras la factura es un justificante fiscal que se suele emitir antes del pago. Un recibo no tiene validez fiscal.
Una factura nos acredita que una operación comercial va a tener lugar, una vez la transacción de derechos se haya realizado. Lo podríamos considerar una solicitud de pago. Esta es más completa ya que contiene información como el desglose de impuestos.
Después de la reforma del sistema de facturación en 2013 los recibos se pueden sustituir por las llamadas facturas simplificadas. Estas contienen menos información que una factura ordinaria sin embargo tienen validez tributaria
Te recomendamos que te apoyes en una gestoria online, ya que puede que haya conocimientos que se escapen de tu materia o que no dispongas del tiempo que conlleva.