Notificaciones y obligaciones con la Administración Electrónica | Finutive

Notificaciones tributarias y las obligaciones con la administración electrónica

Uno de los trámites más desconocidos y a la vez más importantes por su obligatoriedad para las sociedades es su vinculación con la administración pública por medios electrónicos y como ya sabemos aunque sean trámites sobre los cuales no tengamos conocimiento, no nos libraremos de las posibles multas o sanciones por esta causa y es que como se suele decir el desconocer la Ley no nos libra de su cumplimiento.

Fruto del avance tecnológico en los últimos años la administración pública se ve obligada a legislar como va a ser su relación con personas jurídicas y personas físicas, mantener una relación electrónica o virtual con la administración hasta el momento eran trámites voluntarios, pero a partir de la publicación de la Ley 39/2015 del 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, todo va a cambiar y muchos trámites y procedimientos que como hemos comentado eran voluntarios, pasan a ser estrictamente obligatorios especialmente en el caso de las empresas o sociedades.

¿Qué obligación tengo como empresa en torno a las notificaciones electrónicas?

El artículo 41 de la citada Ley 39/2015 nos indica que las notificaciones se practicarán preferentemente por medios electrónicos y en todo caso será obligatorio para: 

  1. Las personas jurídicas
  2. Entidades sin personalidad jurídica
  3. Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria
  4. Los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen con ellas
  5. Los representantes de los interesados que estén dentro de alguno de los casos anteriores

Por lo tanto el mero hecho de constituir una sociedad en cualquiera de sus formas nos va a obligar desde el día de la constitución de la misma a relacionarnos con la administración de forma electrónica, es decir, vamos a recibir todas sus notificaciones en nuestro buzón electrónico y si somos nosotros como sociedad quienes queremos dirigirnos a la administración tendremos que registrar nuestros escritos en el Registro Electrónico Común (REC).

¿Qué ocurre en el caso de ser autónomo?

Si bien no es estrictamente obligatorio para el caso de los autónomos estar de alta en las notificaciones electrónicas ya que no se encuentran dentro del grupo de afectados por esta obligación, es bastante positivo que realicen el alta como si de una sociedad se tratase, ya que van a ganar en tiempo por la comodidad de recibir las notificaciones al momento de emitirse y sin tener que desplazarse a correos (en el caso de no estar en casa en el momento que nos vaya a hacer entrega el cartero). En definitiva nos va a permitir una mejor gestión de los plazos y evitaremos que se nos quede algo sin responder.

El trámite para los autónomos si deciden acogerse a esta modalidad electrónica es similar al de una empresa por lo que a partir de aquí todo lo que comentemos aunque se use el término de empresa o sociedad, será común también para los autónomos.

¿Cómo accedo a mis notificaciones?

Para acceder a las notificaciones electrónicas el primer trámite obligado es la obtención de la firma electrónica o certificado digital de la sociedad que se puede tramitar telemáticamente con la firma electrónica del administrador de la sociedad y tiene un coste de 29,04€, para el caso de los autónomos sería suficiente con el certificado digital de persona física que es gratuito, una vez obtenida nuestra firma electrónica tendremos que darnos de alta en la dirección electrónica habilitada y configurar nuestro buzón electrónico completando datos como el email o el teléfono móvil ya que será por estos medios por donde nos informaran que tenemos una notificación pendiente de recogida.

Una vez hemos hecho el acceso a la notificación y la hemos firmado digitalmente esto tendrá la misma validez que si la hubiéramos firmado personalmente y los plazos que nos indiquen en la notificación comienzan a contar.

¿Qué plazo tengo para recoger las notificaciones?  

Desde que la administración nos indica que tenemos una notificación pendiente de recoger, tenemos 10 días hábiles para efectuar la firma digital de la notificación y su recogida electrónica por nuestra parte. De esta forma podemos organizarnos para decidir qué día es el más conveniente para descargar la notificación, hay que recordar que el plazo que tenemos para dar solución a lo que nos indiquen comenzará a contar desde el momento que descargamos la notificación y no desde el día que nos señalan que tenemos una notificación pendiente de descargar.

¿Qué administraciones públicas me pueden notificar electrónicamente?

1) La Administración General del Estado. 

2) Las Administraciones de las Comunidades Autónomas. 

3) Las Entidades que integran la Administración Local. 

4) El sector público institucional. 

¿Qué notificaciones puedo recibir por parte de la administración?

Las notificaciones electrónicas más habituales que vamos a recibir serán principalmente de la AEAT (Hacienda) y de la Seguridad Social y dentro de estos dos organismos nos vamos a encontrar las siguientes notificaciones con mayor frecuencia: requerimientos por parte de hacienda, inspecciones tributarias, falta de presentación de algún modelo al que estábamos obligados declarar, defectos en la presentación de modelos, embargos de clientes o proveedores, embargos de la seguridad social… Aunque lo anterior es lo más frecuente, también nos podemos encontrar notificaciones de resoluciones de ayudas o subvenciones cuando se soliciten, sanciones o requerimientos del Ayuntamiento donde tengamos nuestra actividad y cualquier tipo de comunicación por parte de la administración que requiera de una firma para su notificación oficial.

¿Qué me puede ocurrir si no atiendo en plazo una notificación?

Lo primero que tenemos que saber que no atender una notificación no va a servir de mucho y que los únicos perjudicados vamos a ser nosotros mismos, no atender una notificación electrónica en la actualidad sería el equivalente a cuando hace años atrás se rechazaba firmar el certificado que nos traía el cartero a casa y que habitualmente traía malas noticias, pues bien el ignorar esta notificación electrónica supone que a los 10 días hábiles que ya hemos comentado que tenemos de plazo para su descarga la administración nos da automáticamente por notificados y perdemos cualquier derecho de reclamación si no hemos contestado en el mencionado plazo.

Además de perder el derecho a reclamar si se consume el plazo sin que no hayamos sido notificados, muchos requerimientos como puede ser los de embargos de clientes, traen aparejada una sanción económica que será inicialmente de 150€ y que irá hasta los 600€ si la situación se repite en el tiempo, pero también existen otros casos que pueden ser muy graves para nosotros como son las propuestas que nos haga la administración sobre una  liquidación de impuestos, que se entenderán en firme si no firmamos la notificación y automáticamente estaremos obligados al pago de la liquidación que ellos emitan, es decir hacienda nos hace una resolución sobre una declaración del impuesto de sociedades del 2018 en el que nos indican que tenemos que pagar 2500€ mas de lo que declaramos en su momento, si sobre esta notificación no hacemos su descarga y posterior respuesta, hacienda da por hecho que estamos de acuerdo y nos emitirá carta de pago por la cifra que ellos han estimado sin poder hacer nosotros nada para modificar esto. Como puedes comprobar es muy importante estar al día de todo lo que nos notifiquen ya que el no prestar la suficiente atención nos puede meter en líos mucho peores.

¿Puedo solicitar que no me notifiquen en algún momento del año?

Efectivamente, ¡No todo iban a ser malas noticias! La administración a través de La Orden EHA/3552/2011, de 19 de diciembre establece que se tendran derecho a 30 días en los cuales no nos podrán enviar notificaciones electrónicamente, estos días no tienen la obligación de ser agrupados en un número máximo, ni es necesario un mínimo de días para poder disfrutarlos, el único requisito que se nos indica es que se comuniquen a la administración con 7 días de antelación, lo habitual es que se soliciten estos días de cortesía entre el periodo vacacional de Agosto y Navidad, pero si por cualquier motivo como pueden ser una baja o una enfermedad y vas a estar fuera de juego en lo relativo a tu empresa lo ideal es que solicites estos días para evitar problemas mayores.

¿Puedo apoderar a un tercero para que cumpla con este trámite? 

Otra de las opciones que tenemos y nos ofrece la administración es apoderar a un tercero para que se encargue de esta tarea de recogida de notificaciones electrónicas, es decir nosotros voluntariamente vamos a autorizar a otra persona o empresa que habitualmente suele ser tu gestoría o asesoría para que haga por ti esta tarea, los requisitos para poder hacer este apoderamiento es que ambos dispongan de firma digital y la persona que va a recibir el poder ya se encuentre en alta en la dirección electrónica habilitada. Este poder que otorgues por supuesto no es ilimitado ni debe de preocuparte su privacidad, ya que podrás cancelarlo en cualquier momento si termina vuestra relación comercial y por supuesto la persona a la que apoderes únicamente podrá acceder a tus notificaciones, sin poder consultar otro tipo de información que posea la administración sobre tu empresa o sociedad.

Pero como en Finutive sabemos que bastante tenéis con llevar un negocio y compaginarlo con vida social para tener tiempo para cada una de las cosas importantes… ¡Os podemos ayudar con esto! Por solo 10€ al mes nos hacemos cargo de gestionar todas estas notificaciones. 

Si te interesa, ¡pregúntanos! Puedes reservar cita pinchando en la imagen de arriba o escribir a clientes@finutive.com

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