Control de los Cobros de los Clientes

Vamos a hablar de cómo gestionar los cobros de los clientes. Repasamos rápidamente los consejos principales  para gestionar la relación con nuestros clientes y después entraremos en la materia en profundidad para poder reforzar los conocimientos financieros que nos permitirán mejorar el control financiero de nuestro negocio.

CONTROL DEL COBRO

Los cobros de nuestros clientes son un activo y crear una buena relación con ellos en cuanto al método y la fórmula de cobro es esencial para controlar las finanzas de vuestra empresa. Nuestro objetivo principal será disminuir contractualmente los tiempos en los que cobramos de nuestros clientes. Esto impactará positivamente en nuestro Flujo de Caja, ya que disminuirá nuestro Período Medio de Cobro por norma y podremos financiar parte de nuestras operaciones con el dinero que vamos recibiendo de nuestros clientes sin necesidad de financiación externa para nuestras operaciones.

Las maneras de disminuir y controlar el período medio de cobro, además de firmando un contrato de prestación de servicios donde se estipulen períodos medios de cobro corto, será controlando los Métodos de Cobro.

Métodos de Cobro a Clientes

• Transferencias bancarias:  si el pago de nuestros clientes se realiza a través de transferencia bancaria, estaremos a su merced para controlar los tiempos de cobro. Evita cobrar por transferencia bancaria. Si bien es cierto que nos permitirá ahorrar costes financieros de transacción no tendremos ningún poder o palanca para mejorar nuestro cashflow de esta manera
• Recibos o Direct debits:  si conseguimos cobrar a nuestros clientes a través de recibo o giro bancario, podremos controlar el día de cobro. Esto nos permitirá mejorar nuestro flujo de caja a la vez que nuestras previsiones se convierten en más acertadas
• Cheques o pagarés: si nuestros clientes nos pagan con cheque o pagaré ganaremos en nuestra capacidad de previsión de tesorería ya que los vencimientos se cumplirán. Así mismo, en caso de ser necesario nos será más fácil adelantar comercialmente este tipo de métodos de pago por ser un documento firme de la intención de nuestro cliente de pagar

Período Medio de cobro a Clientes: refleja cuánto tardamos como empresa en cobrar nuestras facturas de clientes en término medio.

PMC= (Ventas medias a pagar / Ventas totales) x 365

“Ventas Medias a pagar”es la media entre las Ventas pendientes de Cobro a Principio de año y las Ventas pendientes de Cobro a final de año.

El resultado ha de interpretarse también como el promedio de días que tardamos en cobrar de nuestros clientes

Todos los trucos para mejorar el control de los cobros de nuestros clientes

Seguro que más de una vez y cada vez con más frecuencia has experimentado con los clientes de tu empresa esa relación de amor-odio muy común entre las parejas más pasionales. Pero es que, amigo, el control de los cobros de los clientes no es una tarea fácil. Como decía un jefe que tuve hace tiempo:

“¡Ay! los clientes, ese mal imprescindible de cualquier empresa”.  

Y sí, es cierto que los clientes consumen gran parte del tiempo y recursos de cualquier negocio: primero llamamos a su puerta, intentamos convencerlos para que usen nuestros productos o servicios, hacemos todo lo posible por ser los mejores anfitriones, aceptamos sus exigencias porque ellos siempre tienen razón, queremos que se sientan cómodos en cualquier momento y muchas veces aceptamos que nos paguen cuando realmente a nosotros no nos conviene.

Qué bonito es captar un cliente y qué ansiedad genera esperar que ese mismo cliente te pague en el tiempo y forma acordado.

Venga, admitidlo, ¿cuántas veces un cliente no ha cumplido con su obligación de pago en la fecha acordada? No respondáis aquellos que tenéis negocios donde cobráis al contado y no tenéis riesgo de crédito, pero aún así andaos con ojo porque ese cliente agradable y simpático puede llegar un día y no volver a entrar por la puerta; y es en ese momento donde no contemplabas una falta de ingresos cuando puedes sentir los escalofríos de las tensiones de tesorería.

En este mundo tan competitivo donde nos ha tocado vivir, es lógico pensar que ofrecer ventajas en el pago a nuestros clientes nos puede generar mayores volúmenes de ventas, pero es muy importante tener muy claro el flujo de efectivo de la empresa y hacer un esfuerzo por dominar el control de los cobros de los clientes. Es esencial que seamos congruentes con los periodos en los que tenemos que pagar a nuestros proveedores y los periodos de cobro de nuestras relaciones comerciales. Es una obviedad decir que cuanto más tarde paguemos a nuestros proveedores y antes cobremos de nuestros clientes mejor, porque tendremos un flujo de caja positivo que evita costes financieros en ocasiones innecesarios y podremos gestionar con mayor tranquilidad las finanzas diarias.

Mecanismos para ayudar a reducir el periodo de cobro

Sabemos que es poco probable que esta situación tan idílica pueda ajustarse a la realidad de nuestra empresa. Si es así, no nos va a quedar otra que asumir y aceptar determinados riesgos en las condiciones de cobro que acordamos con los clientes, si bien existen determinados mecanismos que nos pueden ayudar a reducir este periodo de cobro de nuestras facturas:

• Si normalmente emites facturas a tus clientes a 45 días y tu clientes terminan pagándote a 55 días, reduce los plazos de pago estándar a 30 días, quizá tu cliente termine pagándote a 45 días. Especialmente con los nuevos, para los antiguos te tocaría entrar en negociaciones.
• Siempre que sea posible exige un porcentaje de la factura por adelantado en concepto de depósito. Ese porcentaje que al menos te sirva para cubrir la mayor parte de los costes del pedido.
• Incentiva a tus clientes al pronto pago a través de descuentos atractivos para ellos, no hay cliente que se resista a las rebajas fuera de temporada.
• No tardes en facturar una o dos semanas, por favor emite la factura de forma ágil. Ten en cuenta que si tu cliente te paga a 55 días desde que recibe la factura y tus tardas 10 días en la emisión de la factura, han pasado dos meses y no has recibido el pago. Por favor, protocolos eficientes de facturación nos pueden evitar más de un disgusto.
• No te fíes nunca y llama a tus clientes o construye sistemas de alerta recordándoles que tienen que pagarte. Cuida las palabras, se amable, aprovecha para verificar que todo va bien con el cliente, pero recuérdales que el vencimiento de la factura está próximo y que lo deberían de contemplar en sus planes de pago.  

Analiza el riesgo que concedes a tus clientes

Tengo que resaltar que es muy bonito vender pero cuando concedemos crédito a un cliente tenemos que ser muy analíticos y precavidos con nuestras políticas de gestión de clientes porque probablemente no todos los clientes se merecen crédito por nuestra parte. Es más, como decíamos antes, la mejor situación posible es aquella en la que puedo cobrar al contado.

Por lo tanto es necesario detenerse a analizar el riesgo que concedes a tus clientes:

• Verifica la antigüedad de la empresa y su domicilio social. Ojo, mi experiencia me dice que cuidado con las empresas que han cambiado con frecuencia de domicilio social, siempre que he tenido una mala experiencia con un cliente se ha dado esta condición.
• Consulta las bases de datos de impagos, accede al RAI o al Experian para comprobar que tu cliente no debe nada a nadie. Sí, lo sé, tendrás que pagar una suscripción pero mejor eso que no asumir impagos por parte de tus clientes.
• Si tienes recursos y no te importa, accede a fuentes de información del tipo Informa o Axesor donde puedes consultar el estado financiero de la empresa. Es cierto que quizá no esté actualizada pero puede darte una idea de la salud de tu cliente.
• Consulta el perfil de LinkedIn de los administradores y socios de la empresa.
• Echa un vistazo a la página web de tu cliente y, aunque está mal que lo diga, consulta con tu banco por si fuese cliente. Lo más normal es que no te informen al respecto (temas de protección de datos) pero… no digo más!

Estas políticas de crédito a nuestros clientes con toda seguridad nos obligarán a solicitar financiación para poder cubrir las necesidades de capital circulante. Recordad una vez más, cuanto más estrecho sea el periodo entre el pago a proveedores y el cobro de los clientes menos necesidades de financiación necesitará nuestro negocio. Aunque sacaremos un post específico sobre la financiación de circulante y sus opciones, de forma resumida os quiero comentar qué instrumentos financieros tenemos a nuestra disposición para no sufrir en nuestras carnes las tensiones de tesorería.

Antes de nada, paraos a pensar un segundo todo lo que implica conceder riesgo a un cliente, ya hemos hablado de la coherencia de los flujos de las operaciones, del análisis del riesgo, y ahora de la financiación. Esto quiere decir que conceder crédito comercial nos va a costar dinero. Por lo tanto, es clave saber cuánto nos cuesta esa facilidad comercial que ponemos a disposición de los clientes porque, o bien al hacerlo estamos asumiendo el coste y penalizamos nuestro margen, o estamos incorporando ese coste en el precio de venta para repercutirlo al cliente.

¿Cómo financio lo que me deben mis clientes?

Pero como os digo, ya entraremos en detalle en otro post, aquí estábamos hablando solo del control de cobro de los clientes. Así que, muy brevemente para que no se haga muy pesada la lectura, me gustaría detallaros qué opciones tenemos de financiación desde el punto de vista de nuestros clientes:

• Si los clientes nos pagan a determinados días desde la fecha factura a través de transferencia, podemos negociar con el banco una línea de financiación de facturas. No está de más decir, que el banco no aceptará facturas de cualquier cliente, su análisis de riesgo probablemente sea mucho más exigente que el que hubiéramos podido hacer nosotros, con el agravante de que una factura es fácil de falsificar así que este tipo de financiación requiere de un alto índice de confianza entre empresa y banco.
• Si los clientes te entregan pagarés, los bancos ponen a nuestra disposición líneas de descuento comercial. Particularmente, si nuestros clientes no sufren de males financieros, es una financiación que me gusta porque los bancos por norma general en caso de impago nos reclamarán tanto a nosotros como a nuestro cliente. En cierta manera el riesgo asumido por la entidad se reduce. Las financiaciones comerciales, como ellos lo llaman, suelen ser bien acogidas por las entidades financieras porque les interesa captar nuestro negocio de cobros y pagos.
• Si resulta que nuestra forma de cobro son los recibos, los bancos tienen líneas de anticipo que incluso pueden ser gestionadas fácilmente a través de cualquier banca electrónica.
• Siempre nos quedará el instrumento financiero que independientemente de cómo nos paguen nuestros clientes nos pueden sacar de un apuro de tesorería, las pólizas de crédito. Son muy útiles pero tenemos que poner especial atención a las comisiones y tipos de interés, generalmente son productos más caros que todos los anteriores.
• Nos quedaría hablar de clientes que nos pagan con confirming, generalmente grandes cuentas, o los mecanismos de financiación con clientes internacionales. En este apartado entremos más en profundidad en post venideros.

En resumen, es muy importante tener controlado el cobro de nuestros clientes, cualquier retraso, error en los plazos o la posibilidad de no poder acceder a financiación puede provocar tensiones de tesorería que nos obliguen a tomar decisiones que probablemente no querríamos tomar.

Los clientes son la razón de ser de las empresas pero tenemos que ser conscientes que los clientes que no nos pagan son los peores enemigos de la sostenibilidad financiera de cualquier negocio.

Por favor, analizad a vuestros clientes, planificad los cobros, decidid la financiación, controlad los retrasos, contactad con los clientes e intentad anticiparos a cualquier situación.