Ahora que ya nos conoces, queremos que empieces a conocer nuestra perspectiva para tener las finanzas de tu negocio fáciles y cuidadas. Con esta entrada de blog queremos compartir nuestra visión sobre lo que importa y lo que no importa tanto a la hora de hacer un presupuesto sencillo para un pequeño negocio. Si compartes nuestra visión y alguna vez te has sentido decepcionado con la literatura y los consejos que circulan por ahí sobré cómo hacer un presupuesto para tu negocio, en las siguientes entradas te diremos cómo hacerlo 😉
Seguro que si has buscado en Internet o has preguntado alguna vez a algún entendido financiero sobre cómo hacer un presupuesto sencillo para un pequeño negocio te ha salido con lo de que lo primero que debes hacer es identificar tus costes fijos y tus costes variables, para después pensar en tu objetivo de ventas y el punto de equilibrio; o peor, “break even”.
Después habrás buscado en Internet la definición de coste fijo y coste variable y habrás visto alguna cosa parecida a lo siguiente:
- Gastos fijos: son los gastos en los que incurrirá tanto si tiene ventas como si no.
- Gastos variables: son los gastos que aumentan o disminuyen según el nivel de ventas que tiene su negocio.
Y tú, por hacerle caso al entendido, te has puesto a identificar tus costes fijos de todos los meses, y habrás identificado probablemente algunos de manera muy sencilla, como son el alquiler, gastos administrativos (asesoría, servicios de luz, Internet, móvil…) y algún otro en el que incurra tu negocio de manera completamente recurrente. Hasta aquí fácil.
Si comercializas productos en vez de vender servicios, sabrás más o menos lo que pagas a tus proveedores por cada uno de los elementos que incluyes en el producto que vendes a tus clientes, y con eso habrás identificado tus potenciales costes variables asociados a la venta de tu producto, por lo menos los más evidentes. Bien.
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Ahora, miras tus costes y te preguntas, ¿pero qué hago con lo que me sobra? Aquí hay algunas cosas que no son tan evidentes de dónde caen, si en gastos fijos o variables.
Los salarios de tu plantilla, aquí empiezan a haber dudas, hay algunos de tus trabajadores que no trabajan para servir/ conseguir clientes y sus funciones son operativas y les vas a pagar de todas formas, son fijos. Pero, ¿y estos que son trabajadores comerciales? ¿o estos otros que son directamente lo que vendo a mis clientes (en caso de que seas una agencia de servicios profesionales vendes sus horas – no es que seas un esclavista)? Estos parece que sí, ¿no? Estos sí que son variables… o ¿no?
Pero espera, esto no pasa solo con tu plantilla de trabajadores, ¿qué hay del marketing? Pagas todos los meses 100 euros a la agencia para que te haga notas de prensa y eso es bastante fijo, pero ¿y este dinerillo que te dejas en publicidad en Google? Cada euro que te dejas te trae una visita y cada X visitas tienes un cliente ¿es eso fijo? Más bien parece que lo puedes imputar directamente a las ventas. Por no hablar de taxis que coges para ver a tus clientes y cerrar ventas o eventos a los que vas para conseguir más clientes… ¿esto dónde va?
Da igual, imaginemos que lo tienes todo clarísimo y qué sabes dónde poner cada una de las partidas de gasto de tu negocio (variable vs fijo).
Vamos con la fórmula del punto de equilibrio (break even point), imaginemos: te gastas todos los meses 3.000 euros en gastos fijos, vendes tu producto a 30 euros y te cuesta 5 euros (coste variable). ¿Cuánto quieres ganar limpio al mes? 10.0000 euros. Venga 10.000 euros.
Margen de 10.000 euros = Cantidad vendida *( Precio – Costes variables) – Costes Fijos
Es decir, que el margen de todas tus unidades vendidas [cantidad vendida * (p – cv)] menos el coste fijo es lo que te queda al final de mes. Esto te daría una cantidad a vender de 520 unidades. Ya está, ya tienes tu presupuesto…
y tú dices ¿cómo…? Sí que ya tienes tu presupuesto, es este: vendes 520 unidades a 30 euros y por tanto tienes unos ingresos de 15.600 euros y un margen bruto de 13.000 euros, que menos los costes fijos dan 10.000 euros.
La fórmula es sencilla, todo lo que vendes (cantidad de unidades) * margen que te deja cada unidad (precio – coste variable) – tus costes fijos, es igual al margen que te queda al final de mes. Y lo que hemos hecho es revertir la fórmula para calcular cuántas unidades tienes que vender para conseguir tu margen objetivo mensual (10.000 € mes).
Pero, tú y yo sabemos que con esto no puedes considerar hecho tu presupuesto.
Esto NO es un presupuesto y sobre todo NO es un presupuesto real que se ajuste a tu negocio.
Tu negocio tiene particularidades específicas que hace que calcular todo esto no sirva como punto de partida para saber qué presupuestar para el nuevo año. Es más, puede que esta fórmula ni te sirva puesto que eres una empresa de servicios y no tienes costes variables y tu precio no es siempre el mismo al ir por proyectos. Además, no tienes costes variables directos, pero si aumentas tus ventas tendrás que contratar más gente, ya que a lo mejor vendes por horas de trabajo de tu plantilla.
¡Ojo!
¡No queremos decir que conocer esta fórmula no sea positivo! De hecho dejamos, para tu disfrute, la fórmula del punto de equilibrio de un negocio colgada en este google sheets para que puedas acceder a ella y calcular tu punto muerto si tienes la suerte de tener tus costes identificados.
Es muy importante que conozcas todos los indicadores posibles de tu negocio y cómo se relacionan. En concreto conocer cómo evoluciona tu nivel de costes, ingresos y margen por cada unidad de producto / proyecto que vendes es de lo más importante que te aconsejamos conocer (te ayudaremos a calcular todo esto en los siguientes posts de manera sencilla).
Lo que queremos que entiendas es que las generalidades para calcular presupuestos no sirven para gran cosa. Lo más importante es conocer las interdependencias de los indicadores anteriores y aplicarlos a tu histórico, que de hecho es el que te da la información de cómo se relacionan las distintas partidas de tu presupuesto. Es decir, la evolución y relación de las partidas de flujo de caja o cashflow* es uno de los puntos de partida más importantes para realizar un presupuesto que se ajuste a tu realidad.
*Flujo de caja o cashflow: la acumulación neta de activos líquidos en un periodo determinado; ¿..? La diferencia entre lo que ingresas (no facturas, sino lo que entra) todos lo meses y lo que pagas en un período. [Cobros – Pagos mensuales / anuales]
No queremos solo convencerte, a través de este blog queremos ser todo lo didácticos posibles en cuanto a este tema y guiar a los pequeños negocios para que la gestión de su cashflow y su presupuesto sean efectivos y les ayuden a mejorar su día a día como empresas, centrándose en lo realmente importante: vender y cuidar de sus clientes.
A partir de ahora, este blog se centrará en ayudarte a crear tu presupuesto y entender tu cashfow, además, te daremos herramientas efectivas para dar seguimiento a tu presupuesto y saber qué indicadores tienes que tener en cuenta para tu negocio. Cuando nos hayamos asegurado que hemos sido didácticos y que sabéis qué elementos tiene que incluir una buena gestión del cashflow, nos centraremos en cómo podéis sacar partido a esa información para mejorar la gestión de vuestras finanzas y tenerlas cuidadas. Esto incluirá Recomendaciones Finutive de cómo mejorar vuestra relación con bancos, clientes y proveedores.
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