#1 Curso de Finanzas: Presupuestación y seguimiento

Vamos al grano que es la primer lección y tenéis muchas ganas de aprender. Además, esta lección tiene muchos conceptos muy interesantes para ayudaros a tener las nociones básicas y no tan básicas para hacer un presupuesto con lógica para vuestro negocio.

Solo un comentario antes de empezar: los presupuestos son la distribución de los recursos que tiene una empresa en un período concreto para alcanzar unos objetivos operativos o de métricas de ventas, crecimiento, etc. Por tanto, dependen de vuestros recursos y además de cómo seáis capaces de generar más recursos a partir de su distribución.

Solo otro comentario: si ya eres un CEO con background de finanzas y crees que esto lo controlas, puede que te resulte algo básico. No pienses que este curso no vale para nada porque estamos empezando por el principio.

Si esperas hasta la segunda y la tercer lección subimos el nivel

1) Te enseñamos el método que utilizamos para proyectar el flujo de caja y pronosticar cuánto dinero tendrás en el futuro

2) Te damos métodos de decisión para decidir la mejor fuente de financiación para tu negocio en cada momento

3) Controla a tus clientes

4) Aprieta a tus proveedores

Lo primero: define un período concreto, un horizonte temporal, para el que vas a presupuestar.

Nuestro ejemplo, que puedes utilizar como recurso para no perderte y seguir nuestras explicaciones, toma un trimestre como referencia.

Ya tienes el período. Ahora para hacerlo bien, define los recursos con los que cuentas para ese período. ¿Qué recursos tienes que tener en cuenta? Pues:

• Activo corriente: todas las partidas de activos con las que puedas contar como recurso líquido para ese período. En este caso:
  • Caja (bancos o cash) de tu negocio ahora
  • Facturas que te tengan que pagar en ese período, con sus respectivas fechas
  • Existencias o mercaderías líquidas en ese período: solo las que puedas convertir en recursos líquidos en ese mismo período
• Financiación adicional: que te quede por entrar o que puedas contar que vayas a recibir en el período que estás presupuestando.
  • OJO número 1) Nosotros en el ejemplo no contamos con financiación adicional porque no va a entrar más en este período, pero sí que estamos devolviendo cuotas de un préstamo. Lo que ya te hubiesen concedido lo tendrás en la caja, no en financiación adicional
  • OJO número 2) No vale créditos como cuentas de crédito o líneas de anticipo, eso es en caso de que te haga falta liquidez, no para asignarlo a tu presupuesto
• Estimación de ventas: puedes hacer una pequeña previsión en base a tu histórico u oportunidades comerciales que tengas abiertas. En el siguiente capítulo te enseñamos cómo hacer proyecciones de caja, que por cierto es el fuerte de Finutive 😉

Si lo has hecho correctamente, tendrás un desglose tal que así de tus recursos para los que empezar:

Por favor,tu presupuesto en este caso no puede exceder salidas de caja por valor superior a esos 37.000 euros ¿verdad?

VALE, ya tienes los recursos que hay que asignar, fenomenal. Ahora piensa. Parece que tienes unas ventas estimadas de unos X al mes. Si lo has hecho es porque conoces tu negocio y puedes pensar qué va a suceder con el tamaño que tienes ahora y la estructura de costes.

Pues ahí está.

Ahora tienes que definir qué estructura de costes alimenta esas previsiones de venta que tienes ¿cómo haces que tu negocio genere dinero? ¿Qué gastos recurrentes e inversión en proveedores necesitas?

Esos, desglosados por distintas áreas de tu negocio son los centros de coste o partidas.

Tienes que desglosar por partidas de centro de coste y ver qué inversión te lleva a tener de manera sostenible para todos los meses esas ventas que has propuesto como estimación. Tus Costes Fijos.

Partidas básicas:

• Proveedores y gastos de producto: las compras de mercaderías y existencias que luego transformas en productos o servicios para su venta, o el pago de subcontrataciones. Atento que luego volvemos a ellos para calcular tu margen
• Sueldos y salarios: los gastos en nóminas
• Administrativos: un poco de todo, gasto de oficina, asesoría…
• Suministros: luz, agua…
• Alquileres: tu oficina y otros menesteres
• ….. Hay muchos y extensos son los ejemplos. Te dejamos una infografía de las partidas/ centros de costes de Finutive para que te inspires. Nuestra herramienta categoriza automáticamente tus transacciones bancarias presentes y futuras para que te sea más fácil hacer presupuestos y darle seguimiento.

Te toca distribuir los recursos de manera mensual por cada una de las partidas que hayas identificado como Costes Fijos para generar esas ventas.

Ahora que has identificado los Costes Fijos, pregúntate si hay algún gasto más que tengas que incurrir este período que estás presupuestando. ¿Sí?, por ejemplo, pago de la liquidación de impuestos en nuestro ejemplo. Súmalo.

Una cosa más, añade las Salidas de caja recurrentes que no sean costes.

Por ejemplo: devolución de cuota de crédito de un préstamo concedido. Añadelo a tantos meses como aplique en el período

YA tienes la estructura de costes, salidas de caja, caja inicial y entradas de caja. Para ver cómo queda todo tienes que ponerlo en formato Flujo de Caja. Así verás si tiene sentido.

Apóyate en nuestro ejemplo y mira la distribución de partidas, entradas y salidas de caja. Mira cómo funcionan las fórmulas y quédate con la copla porque desde ahora este recurso es gratis para ti para siempre. Incluso lo puedes descargar y rellenar con tus propios datos.

Vale, pues eso, ¿tiene sentido como punto de partida? ¿Has distribuido bien? Porque si no lo has hecho te toca retocar los valores.

Vale, okey, no te hemos dicho cómo comprobarlo. Atento aquí:

Después de proyectar estos valores ¿te queda caja suficiente al final del período?

1. 1. Si es que sí, genial ya tienes la base para tu presupuesto. Ahora volvemos con este escenario para ver cómo mejorar tus resultados o jugar con las partidas

1. 1. Si es que no: puede que hayas distribuido mal tus recursos. ¿Si mueves dinero entre centro de costes crees que generarás más ingresos? Si es que sí genial, muévelo, si es que no:
      1. Necesitas aligerar costes. Costes que no estén generando ingresos, elimínalos o que no sean imprescindibles
      2. Necesitas financiación y por tanto añadir recursos para cumplir tu presupuesto

Una de las fórmulas para desgranar y entender cómo tiene que ser tu estructura de costes y qué ingresos puedes generar a patir de ella es utilizar el método del Punto de Equilibrio. Con ello puedes determinar mejor qué es necesario y qué te puedes quitar.

El punto de equilibrio sirve para entender cuáles son tus Costes Fijos y cuánto tienes que vender para ganar dinero según el margen que dejan tus productos o servicios.

Ventas mínimas – Proveedores – Costes Fijos = 0 euros ganados

En nuestro ejemplo sabemos que de cada euro que vendemos, pagamos en costes variables a nuestros proveedores 0.22 euros. Además tenemos 6200 euros de costes fijos. Sabemos que tenemos que vender tanto que al multiplicarlo por el 78% (1-0.22 ) y restarle los Costes Fijos nos dé cero.

7900€ * (1-0.22) – 6200€ = 0 Nuestro Punto de equilibrio en ventas estaría en 7900 euros de ventas y como lo estamos superando con esa estructura vamos por el buen camino

Ahora, de nuevo, para el escenario en el que ya has retocado y te salen las cuentas con nuestro excel y has visto que tienes una estructura cuyo punto de equilibrio puedes alcanzar. Toca ver cómo mejorar.

Para mejorar y crecer tienes entender qué partidas o centros de coste te traen más rentabilidad y vendes más si aumentas la inversión o el gasto en ellos.

¿Puedes invertir en marketing manteniendo esa estructura y vender más? Hazlo si tienes recursos y sino pide financiación y tendrás un presupuesto más agresivo pero que te permitirá vender más y crecer.

Crecer es invertir en las partidas y centro de costes que más rentabilidad dan a tu negocio y traen ventas, manteniendo la estructura y de forma sostenida, teniendo en cuenta el futuro. ¿Cómo? Eso te lo contamos en nuestro próximo capítulo de proyecciones de caja.

Dentro de unos días nos vemos 😉

Finutive es una herramienta que te permite externalizar el tratamiento de información financiera y su análisis para que solamente tengas que tomar decisiones de negocio.

Vamos, ¡la parte chula de las finanzas!