Hoy en día una empresa que no evolucione es una empresa abocada a la desaparición. Los avances tecnológicos que surgen cada momento obligan a adaptarse a ellos. Y quien no lo haga se verá superado por sus competidores.
Echa un poco la vista atrás y recuerda cómo eran las cosas hace unos años. Los desarrollos tecnológicos, sociales, de competencia en los mercados… convierten la ejecución de proyectos en una necesidad.
Proyectos como estrategia
Básicamente, la puesta en marcha de proyectos es una estrategia de subsistencia. Y, claro, para quien sea mínimamente intrépido, son un medio para posicionarte por encima de la competencia. Aquellos que hagan mejor las cosas, los que las puedan ofrecer a un menor precio, o quien proporcione un producto o servicio más innovador acaparará una mayor cuota de mercado.
Resulta tentador acomodarse en una posición de confort en la que no tienes necesidad de preocuparte por nada. El negocio funciona, ¿para qué vas a cambiar cosas? Tal vez eso fuera válido hace años, cuando los negocios pasaban de padres a hijos, sin cambios de ningún tipo. La clientela permanecía fiel, los proveedores eran los mismos y las funciones de los trabajadores no variaban lo largo de los años. Sin embargo, este escenario hace tiempo que se perdió entre los recuerdos de nuestros abuelos.
A través de Internet tus clientes encontrarán tu página web y las de tus competidores. Sabrán si ellos están desarrollando nuevos productos, más atractivos y más prácticos. Si ofrecen servicios más completos, actualizados e innovadores. Si sus equipos de trabajo son más eficaces, consiguen mejorar su rendimiento y eso se traslada a menores precios. Y, si todo esto lo muestran con una web enfocada al cliente, más sugerente y con mejor usabilidad. Si elaboran campañas de marketing bien preparadas, orientadas al público adecuado y tentadoras. Si ellos hacen esto y tú no, estás perdido.
Esta competencia, que fuerza a las empresas a un inexorable proceso de progreso, nos permite disfrutar de una incesante mejora en los productos y servicios que consumimos. Recuerda cómo eran los televisores, los coches, los ordenadores… de hace diez o quince años. Imagina cómo serán de dentro de diez. En tu sector o actividad seguro que ocurre algo similar. Intenta renovar tu oferta para destacar y estarás en el camino idóneo para ser un referente.
Es una práctica muy recomendable que, al margen de la actividad propia de la empresa, tengas en marcha, al menos, un proyecto. Y que cuando éste concluya comiences con otro. El hecho de no hacerlo derivará en que tu negocio se quede obsoleto. Y, la consecuencia de esto, es que serán otros quienes atraigan a los clientes mientras tú pierdes posiciones.
Para que esto no ocurra debes ponerte en marcha. Adelantarte a otras empresas de tu sector significará que cuando sus clientes busquen en Internet te encontrarán a ti. Y, en ese momento, podrán ver tus productos evolucionados, tus servicios más novedosos que los de las otras empresas, conocerán tu web actualizada y se verán seducidos por tu imagen de marca.
Te cuento un secreto. Una empresa que por estrategia de gestión utiliza la puesta en marcha de proyectos, demuestra tener mayor flexibilidad para adaptarse a los cambios que otra que no está acostumbrada a afrontar proyectos. Es lógico que la primera tenga mucha más agilidad para adaptarse a un cambio, del tipo que sea, puesto que asume la evolución como algo natural. La experiencia en el proceso de innovación forma parte de su ADN.
Hay proyectos que podemos llamar externos que están dirigidos a desarrollar productos o servicios que generan beneficios con su comercialización. Son, probablemente, los proyectos más habituales. Sin embargo, hay otro tipo, a éstos podemos llamarlos proyectos de orientación interna. Son los que están enfocados a la evolución propia de la empresa. Se centran en la optimización de los procesos productivos y en la búsqueda de mejorar las condiciones laborales de los empleados. No cometas el grandísimo error de dejar estos de lado.
Estrategia de los proyectos
Ahora le damos la vuelta a la tortilla. Debes plantearte qué estrategia es la más adecuada para desarrollar tus proyectos. No se trata de que pongas en marcha proyectos a lo loco sin ningún criterio sólo por el hecho de que asumes que es lo correcto.
Debes plantearte una estrategia que sea coherente con la orientación de tu empresa. Es decir, los proyectos deberán estar enfocados a obtener un resultado que dé continuidad a tu negocio. Por ejemplo, si tienes una cadena de tiendas y has decidido ampliar el negocio con un comercio online debes encaminar tus proyectos en ese sentido. El siguiente punto en el plan de crecimiento puede ser montar un centro logístico para la gestión de la tienda online. En cambio, si pones tus esfuerzos en abrir otra sede de tu negocio estarás dejando coja la estrategia de expansión online.
Aquí aparece un concepto importante: el programa. Se trata de un grupo de proyectos relacionados entre sí. Estos proyectos tienen sentido a nivel individual, cuando los pongas en práctica generarán beneficios por sí solos. Sin embargo, el programa en su conjunto te dirige a un objetivo completo que reporta más beneficios que la suma de los proyectos individuales.
Supón que una fábrica de coches decide poner en marcha una serie de proyectos. Encarga a un grupo de ingenieros que diseñen un motor eficiente. A la vez, solicita a otro equipo que elabore unos frenos capaces de detener un vehículo con la máxima seguridad. En paralelo, un tercer grupo de ingenieros se encargará de elaborar un chasis para el vehículo. Mientras, otros harán la carrocería. Y por último, unos diseñadores darán forma al interior.
Al finalizar el plazo previsto los distintos equipos de trabajo se presentan con los resultados obtenidos. Todos han logrado alcanzar los objetivos. Tienen un motor muy eficaz, con muy bajo consumo, ideal para un coche pequeño adecuado para circular por ciudad. La propuesta de los ingenieros para los frenos permite frenar un todoterreno de más de dos mil kilos con mucha seguridad. El chasis es adecuado para un deportivo. Y el interior es perfecto para un coche de lujo.
Efectivamente todos los proyectos han resultado exitosos. Los resultados se pueden aplicar y darán beneficio. Pero sería mucho mejor que todos los proyectos formaran parte de un programa que coordinara los objetivos a alcanzar hacia uno global.
La gestión de un programa implica la coordinación de los proyectos que forman parte de él. En el caso del ejemplo, el análisis estratégico puede indicar que es interesante la comercialización de un coche para ciudad. En ese caso se busca un motor de bajo consumo, unos frenos adecuados para un coche pequeño y un interior funcional.
A un nivel superior al programa existe el portafolio. En este caso los proyectos o los programas que lo conforman no tienen porqué estar vinculados. Esto no quiere decir que no formen parte de la estrategia global de la empresa. Simplemente, no se requiere una coordinación entre ellos.
Por ejemplo, si en paralelo a la construcción de vehículos desarrollas un proyecto de formación a los vendedores estarías gestionando un portafolio.
Lo que es fundamental es que descartes los proyectos que no cumplan con los objetivos estratégicos de la empresa. Al definir el plan puedes enfocarlo a conseguir una ventaja competitiva, estabilidad, posicionamiento en el sector… lo que tú consideres oportuno. Analiza los posibles proyectos, valóralos y selecciona los que se ajusten a ese plan y permitan una gestión eficiente de los recursos.
Sí, igual que puedes agrupar proyectos puedes dividirlos. Cuando un proyecto tiene una envergadura demasiado grande para manejarla puedes fraccionarlo en pequeños «subproyectos». Un subproyecto presentará una complejidad mucho menor y su gestión resultará más sencilla. Pero, ten en cuenta que hay una relación de dependencia entre el subproyecto y el proyecto.
Eso sí, para dividir un proyecto deberás hacerlo de manera que cada subproyecto tenga entidad por sí mismo.
El responsable de porfolio y el responsable de proyectos
Estas dos figuras representan la clave en la evolución de la empresa. Uno, el responsable del porfolio, define los parámetros estratégicos de la compañía. El otro, el responsable de proyectos establece las políticas de gestión de los proyectos.
El responsable de la estrategia es, comúnmente, el dueño de la empresa, la junta directiva o, dependiendo del tamaño de la compañía, un alto directivo.
Por su parte, el responsable de proyectos es alguien que vive el día a día de la ejecución de los proyectos. No es necesariamente un experto en la materia de la que trate la actividad, pero sí está especializado en la gestión de los proyectos.
Su labor se debe orientar a la puesta en práctica de éstos. Fundamentalmente se encarga de la planificación, gestión del equipo, control presupuestario, supervisión y control del desarrollo del proyecto, gestión de la calidad, etc.
La importancia del responsable de proyectos en la estrategia de la empresa reside en el hecho de que lo esencial de las ideas es llevarlas a la práctica. Sin un responsable ejecutor de los proyectos, éstos se guardan en un cajón, se olvidan y la empresa se verá abocada a sufrir esa pérdida de competitividad.
Anexo 22 – Jorge Saiz
Experto en gestión de proyectos dispuesto a ayudarte. Sé que puede ser desconcertante el momento en el que te planteas comenzar con tu proyecto. Mi experiencia en la gestión y tu conocimiento del negocio son la combinación perfecta. Si tu proyecto está aparcado, esperando un empujón que no eres capaz de darle tú mismo, cuenta conmigo. No pierdas la oportunidad de hacerlo realidad.
