Cuando hablamos de una factura electrónica lo primero que debemos de saber es que estamos ante una factura convencional con la salvedad de que esta no se emite en papel, si no en formato electrónico que puede estar estructurado o no.
Estas facturas están reguladas en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre por el que se aprueba el Reglamento de facturación debiendo de cumplir por tanto con los mismos requisitos que el resto de facturas convencionales en papel. Estos requisitos fundamentales son aquellos que permitan la legibilidad, autenticidad e integridad de estos documentos de cara a preservar su validez jurídica.
Tipos de formatos
Nos podemos encontrar con dos tipos de formatos en estas facturas: el formato estructurado y el no estructurado.
Formato estructurado
En el formato estructurado el emisor y el receptor de la factura utilizan un mismo lenguaje informático. Esto simplifica la emisión y posterior tratamiento contable por parte del receptor de la factura.
Hablamos de un proceso que está plenamente informatizado en las dos figuras que realizan la operación de compra-venta con una intervención humana mínima o inexistente.
Para que todas las PYMES y pequeños empresarios tuvieran acceso a esta modalidad, el Ministerio de Industria, Energía y Turismo creó el programa Facturae el cual puedes descargar aquí.
Formato no estructurado
Por contra, en el formato no estructurado estamos hablando de facturas que no tienen un formato definido y que este variará en función del cliente o proveedor/acreedor que las emita.
Suelen ser facturas físicas escaneadas a PDF o emitidas directamente en este formato u otro similar de imagen que enviamos al destinatario de la misma a través de medios electrónicos.
Aquí se requiere una intervención humana a la hora de procesar e incorporar a nuestro sistema contable los datos que contiene dicha factura.
¿Qué ventajas aporta la facturación electrónica?
Supone, entre otras cuestiones, simplificar los procesos de envío y recepción de facturas. Una drástica eliminación del papel con la consiguiente mejora medioambiental que ello supone. Además, en las Administraciones Públicas, supone una mejora y control en los ciclos de tramitación y cobro de estas facturas.
Las facturas electrónicas y las Administraciones Públicas
Desde el 15 de enero del año 2015, conforme a la Ley 25/2013 de 27 de diciembre, todas las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas deben de ser en formato electrónico. Además de estar informatizadas y escritas en lenguaje informático, deben de estar firmadas electrónicamente mediante el correspondiente certificado digital del emisor de dicha factura.
Para canalizar toda la recepción de este tipo de facturas, las Administraciones Públicas crean los denominados puntos generales de entrada de facturas electrónicas a las que el emisor de esta factura debe de mandar la misma para su registro. Consiguiendo así que en todo momento se pueda consultar el estado de tramitación de la factura en cuestión.
Para la Administración General del Estado este punto general de entrada se denomina “FACe”.
Cabe mencionar que las AA.PP pueden eximir de la presentación de las facturas en formato electrónico a aquellos proveedores y acreedores cuyo importe no supere el límite de los 5.000€. Si un proveedor/acreedor emitiese una factura por importe inferior al citado límite, la AA.PP estará obligada a recibir y aceptar dicha factura.
Ley Crea y Crece
Dentro del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia que el Gobierno de España está llevando a cabo se encuentra el proyecto de Ley Crea y Crece. En este proyecto el Gobierno plantea la obligación de que la facturación electrónica sea obligatoria en todas las empresas y autónomos en el ámbito de sus relaciones comerciales. Con ello se persigue luchar contra la morosidad, que constituye una de las principales causas en los problemas de liquidez que afectan a las PYMES y autónomos.
Junto a esta obligación, se plantea implantar un Observatorio de Morosidad Nacional que estudie los periodos de pago en estas operaciones y que los mismos se encuentren dentro del plazo fijado. En caso de que las empresas no cumplan con estos plazos de pago no podrán acceder a subvenciones públicas.
Para facilitar esta implementación en todas las empresas, sobre todo en las PYMES y pequeños empresarios, el Gobierno tiene previsto ayudar en esta digitalización con la creación del Programa Digital Toolkit. Esto, a diferencia del programa Facturae, incluirá otros servicios y productos adicionales con el fin de mejorar la digitalización y el acceso a las nuevas tecnologías.
La idea fundamental que subyace de todo esto es el mayor control por parte de la Administración de todas las operaciones comerciales que se desarrollan así como el pago y cobro de estas. Esto unido a otras herramientas de las que dispone actualmente como el Suministro Inmediato de Información (SII) supone una gran fuente de información en la lucha contra el fraude y la morosidad.
En nuestra gestoria online contamos con una plataforma que sirve como programa de facturación. Además, puedes interactuar con tu asesor, poner recordatorios, conocer el estado de tu tesorería… ¡Y mucho más!
