Hoy en día, las empresas cuentan con un amplio abanico de medios para ejecutar sus pagos. Sin embargo, elegir la forma de pago más adecuada puede convertirse en un gran desafío ya que no solo deben tenerse en cuenta las preferencias y demandas de los clientes, sino también ser consciente de cuál es el método de pago que mejor se adecua al negocio.
Encontrar ese equilibrio es el reto al que se enfrentan las organizaciones. Sin embargo, antes de tomar cualquier decisión se deben considerar algunos aspectos de las formas de pago existentes.
Efectivo y cheques, firmes en el tiempo
Dos de las formas más tradicionales de pago, y que continúan manteniéndose a pesar del paso del tiempo, son el pago en efectivo y los cheques. Aunque son métodos cada vez menos utilizados, lo cierto es que siguen existiendo porque un porcentaje de clientes sigue demandándolo. La principal característica de estos métodos es que los clientes son quienes deciden cuándo y cómo pagan a la empresa, lo que afecta, inevitablemente al flujo de caja de ésta al ser impredecible cuándo se recibirá el pago.
Como consecuencia de lo anterior, surge la necesidad de dedicarle más tiempo a la gestión administrativa, principalmente por la falta de automatización de las notificaciones sobre el retraso o la falta de pago.
Tarjetas de crédito y débito, para pagos inmediatos
Una forma de pago que cada día es más utilizada, principalmente gracias al desarrollo del mundo e-commerce, es la tarjeta de crédito y/o débito. Estos métodos resultan adecuados cuando se trata de transacciones inmediatas, independientemente de que la cantidad se abone una única vez o se realicen pagos recurrentes.
En general, estos pagos se materializan por el sistema de Autoridad de Pago Continuo (CPA) y permite que su gestión resulte más fácil. Además, ofrece a las empresas la posibilidad de guardar, de una forma sencilla, los datos de las tarjetas, permitiéndoles volver a utilizarlos en caso de pagos periódicos de suscripciones o en futuras transacciones que realice el cliente, lo que le facilitará el proceso de pago. Además, en este caso, el riesgo de retraso en el pago es bajo, pues el sistema permite hacer el cargo automáticamente cuando sea necesario.
Otra de las características de esta forma de pago es que los clientes suelen tener a mano sus tarjetas, lo que agiliza su registro ya sea telefónicamente, de forma online o en persona. Sin embargo, las tarjetas como método de pago tienen una alta tasa de pagos fallidos debido a causas como la caducidad, cancelación, pérdida o robo de la tarjeta. Esto puede implicar un alto porcentaje de pérdida de clientes.
Transferencia bancaria, para pagos puntuales y/o recurrentes
La transferencia bancaria es otro sistema de pago que también resulta bastante habitual como forma de pago en las empresas. En este caso, son los clientes quienes realizan los pagos a través de su cuenta bancaria ya se trate de pagos puntuales o recurrentes. Al igual que ocurre con el dinero en efectivo o los cheques, depende de la voluntad del cliente cuándo decida pagar, y, por tanto, el flujo de caja también se ve afectado de forma negativa.
Este método de pago no supone costes de transacción cuando es necesario el pago de grandes cantidades y la tasa de error reduce prácticamente a cero.
Sin embargo, en este caso, la empresa debe revisar sus cuentas para comprobar si realmente se ha hecho el pago por parte de los clientes, al no existir aviso en caso de pago fallido. Esto se traduce en una alta probabilidad de que el cliente no abone la cantidad en la fecha indicada, y si lo hace, la conciliación no se realiza de forma automáticamente.
Orden permanente: el cliente controla cuándo y cuánto paga
Otro de los métodos más utilizados por las empresas que reciben pagos regulares es la orden permanente. Este sistema permite a las empresas recolectar el dinero de la cuenta del cliente en una fecha concreta, previamente establecida con él por lo que el riesgo de impago o de retraso se reduce. Además, el coste por el pago recibido suele ser muy bajo para la empresa, e incluso puede llegar a ser gratuito.
Sin embargo, para poder cobrar al cliente, éste debe dar instrucciones a su entidad financiera para que abone la cantidad acordada de forma regular de un modo automático, es decir, el cliente es quién controla la orden, la cantidad y la frecuencia y, además, puede cambiarla o cancelarla sin previo aviso.
En este sistema, no existen las notificaciones, por lo que, en caso de pagos fallidos, las empresas pueden tardar en ser conscientes de ello. Esta forma de pago también ofrece menor flexibilidad ya que si hay alguna modificación ya sea en el importe o en la fecha, es necesario cancelar la orden y el cliente deberá crear una nueva, lo que implica que pueda producirse retrasos en los pagos. Si se da el caso, el reto de la empresa es conseguir que el cliente configure o modifique la orden lo antes posible para evitar el riesgo de morosidad.
Como consecuencia, el uso de este método de pago implica la revisión de la cuenta bancaria de la empresa para comprobar que, efectivamente, se han recibido los pagos.
Domiciliación bancaria, pago a tiempo
Por último, entre los sistemas de pago disponibles para las empresas también se sitúa la domiciliación bancaria. Esta forma de pago es similar al de una transferencia, pero al revés. Es decir, el cliente autoriza a su entidad bancaria a proceder al pago de recibos recurrentes de una determinada empresa, sin que tenga que realizar el trámite cada vez que deba realizar un pago. En el supuesto caso de que el cliente considere, por ejemplo, que la cantidad es errónea, éste dispone de un periodo de tiempo para devolverlo.
Para las empresas, esta forma de pago les permite controlar el proceso de pago porque es la que decide cuándo recibir el pago. Esto se traduce en, por un lado, la eliminación de los pagos atrasados al realizarse en la fecha previamente acordada entre empresa y cliente; y, en segundo lugar, consigue tener un mayor control del flujo de caja.
Igualmente, este método muestra una mayor flexibilidad para las empresas que los anteriores al permitir variar la frecuencia y la cantidad sin que sea necesaria ninguna autorización previa por parte del cliente.
Anexo 21 – GoCardless
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