Un gasto suplido es aquel que realiza un proveedor en nombre de un cliente y que posteriormente se factura sin aplicar el IVA. Es decir, el proveedor paga en nombre de un cliente, y este paga, posteriormente, el importe. Un ejemplo de ello es: si un cliente necesita adquirir una maquinaria, contacta al proveedor, el proveedor compra la maquinaria a nombre del cliente, pero no con el dinero del cliente. Posteriormente, el proveedor pasa al cliente la factura que corresponde, sin aplicar IVA, el importe de esta factura, debe ser cancelados por el cliente al proveedor. Los gastos suplidos deben mostrarse en la factura presentada bajo el título de “Suplidos”. Sino es un solo pago, todos los costes se van sumando al total de los servicios prestados en una factura total.
Tipo de gastos suplidos
Los tipos de gastos suplidos tienen que ver con la prescripción que el proveedor registra en el importe a pagar por el cliente, en la factura. Por ejemplo, pago de tasas a la administración pública, pago de seguros, pago de productos, es decir, es el concepto del gasto el que determina el tipo de gasto suplido. Sin embargo, hay un tipo de gasto suplido que es el que nos interesa conocer: gastos por pagos de servicios a autónomos, en el que el autónomo realiza pagos que debería realizar el cliente, a nombre de este mismo, y que luego le pasa la factura con el importe total que debe cancelar el cliente. Es importante aclarar, que sin son varios pagos, estos se pasan al cliente en una sola factura, en la que el autónomo debe seguir las recomendaciones de Efisco, sobre cómo incluir el gasto suplido en la factura, en la cual no se puede aplicar el IRPF ni el IVA.
Diferenciar entre gasto suplido y gasto reembolsable
La diferencia entre un gasto suplido y un gasto reembolsable está un detalle determinante: a nombre de quien está la factura. En el de un proveedor, este solicitará la factura a nombre del cliente, igual el autónomo que haga un gasto que correspondía al cliente, pide la factura a nombre del cliente. Si por ejemplo, el autónomo realiza un gasto que le corresponde al cliente, pero la factura se emite a nombre del autónomo, este, con dicho documento, solicita al cliente un reembolso por el gasto realizado.
Requisitos para identificar un gasto suplido
Primero. Que el gasto se haya realizado a nombre del cliente, quien debe figurar como titular en la factura. Es decir, se realiza el gasto, pero la factura se emite a nombre de quien solicitó ese gasto: el cliente.
Segundo. Que el cliente haya pagado el importe correspondiente, de manera que en la contabilidad se pueda justificar como gasto suplido, de manera tal que el cliente le pueda deducir el impuesto.
Tercero. Que el pago se haya realizado con conocimiento pleno del cliente, quien reconoce los gastos suplidos realizados por solicitud misma de este.
De qué manera se incluye un gasto suplido en la factura
- En la factura, el gasto suplido aparece de forma separada al importe de los servicios prestados al cliente ¿la razón? No pueden sumarse porque el gasto suplido no está sujeto al IVA e IRPF, en cambio el importe de los servicios prestados al cliente, sí. Esta es una normativa que parte de la Ley de Impuesto sobre el Valor Añadido (Ley del IVA).
- No se puede sumar el gasto suplido a la base imponible, porque quedaría sujeto a la alícuota tributaria que el autónomo o proveedor, esté aplicando a sus servicios.
- El gasto suplido se registrará en la factura con el concepto de: “suplido” o “cantidad abonada por cuenta del cliente”, y ya está más que claro que sobre este concepto no se aplicará IVA y/o IRPF.
El IVA son las siglas con que se identifica el Impuesto sobre el Valor Añadido. Es un tributo impersonal que se aplica en el consumo o transferencia de bienes que una persona realiza, más no grava la riqueza de la misma, porque su eje de acción es lo que pueda consumir y adquirir a partir de sus propios recursos. 
El IRPF son las siglas con que se identifica el Impuesto sobre la renta de las personas físicas. Es un impuesto progresivo que el Estado cobra a las personas y entidades, en el que se toma en cuenta la riqueza, es decir, a mayores ingresos, mayor impuesto, se aplica tanto a nacionales como a extranjeros.
Obligaciones formales
El cliente es el que soporta la carga tributaria, por lo tanto, es el que puede deducir a partir del gasto suplido lo correspondiente a los impuestos, siempre y cuando cuente con la factura física y original del pago, y además, la misma esté a su nombre. En la contabilidad de ambos actores, mientras para el autónomo y el proveedor se denomina “suplido” o “cantidad abonada por cuenta del cliente”, en el registro contable del cliente aparecerá como “gasto”.
A efectos de la legislación de impuestos, el gasto suplido no representa ningún ingreso ni para el autónomo, ni para el proveedor. El cliente es el sujeto pasivo del impuesto, por lo tanto, cobra importancia el hecho de que el IVA se sume a la cantidad del importe final de la factura, de manera que no modifique la base imponible de la factura final.
¿Qué puede hacer un proveedor cuando se queda sin dinero para cumplir con la solicitud de un cliente?
Muchas veces los proveedores que se dedican ofrecer los servicios de realización de compras y pagos a nombre de clientes, suelen quedarse, en un momento determinado, y generalmente, cuando se están iniciando en el negocio, sin dinero en caja para cumplir compromisos ya adquiridos. Sin embargo, en la actualidad existen alternativas para lograr inyectar los recursos monetarios que se requieren en un momento de apremio. Los microcréditos online son en la actualidad, una herramienta óptima con la que cuentan las personas de negocios para consolidar sus iniciativas en el mercado.
