Seguro que estáis hartos de lo muy extendido de las recomendaciones en el plano financiero para las empresas (nosotros mismos os damos muchas jeje...): fórmulas de financiación a escoger según tu situación, cómo gestionar la relación con los clientes para cobrar antes, uso de los proveedores para financiar nuestras operaciones, etc.
En concreto, en el ámbito de la planificación financiera empresarial se suele hacer hincapié en la presupuestación y el seguimiento de estos presupuestos. Esto permite al empresario definir objetivos de gasto e ingreso por partidas y monitorizar que efectivamente se cumplen, pudiendo identificar áreas de desviaciones y corregir problemas.
Habéis visto la palabra que hemos utilizado, ¿no?: Corregir. Presupuestar significa tener un método correctivo para la identificación de problemas y consecución de objetivos.
Por lo tanto, presupuestando y dando seguimiento a dicho presupuesto solo te podrás enterar de cuándo algo va mal, no anticiparlo.
El problema es que ya vas mal, que para cuando te das cuenta se ha cometido una desviación y lo que tienes que hacer es solucionarlo a toro pasado; curar en vez de prevenir, que es justamente lo contrario de lo que nos dice el refranero español.
Pongámonos en situación
Mes de noviembre. Somos una agencia de traducción y nos damos cuenta de que estamos ingresando por valor medio inferior a lo que solemos ingresar, además, después del palo de los impuestos en octubre (IVA, IRPF) no íbamos sobrados de caja y a final de mes nuestra cuenta bancaria amenaza con quedar en negativo.
Apuros, prisas,...
Un recorrido rápido y de última hora por tus obligaciones a nivel de pagos y tus derechos de cobros con tus clientes para ver qué malabares se pueden hacer para solucionar el descubierto que se aproxima. Hablas con tus clientes y es tarde para pedirles que adelanten un pago, ahora ves tus proveedores y ves que has pagado a todos menos las nóminas y, claro, esto es sagrado y no se puede dejar de pagar.
Queda pedir financiación a corto, pero los trámites bancarios que habría que llevar a cabo conllevan esperar un tiempo que no tienes y acabas haciendo un préstamo personal a la empresa, lo que te genera un rapapolvo de tu asesor.
“Si lo hubieses sabido antes”, te dices.
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La solución
¿Cómo saberlo antes?
¿Cómo hacer caso al refranero y prevenir antes de curar? Pues aplicando el método preventivo de las previsiones de caja que es simple y efectivo y hará que lo anterior no suceda.
¿Qué son las previsiones de caja?
Las previsiones de caja son las proyecciones de las obligaciones de pago y cobro que tiene nuestra empresa
¿Para qué sirven las proyecciones de caja?
Con las proyecciones de caja podemos calcular el estado futuro de nuestra tesorería en un momento concreto para adelantarnos a los eventos y tomar mejores decisiones de negocio. Podremos adelantar superávits de tesorería y tensiones para poder prevenir situaciones indeseables
¿Cómo se calculan las proyecciones de caja?
Calcularlas en un momento determinado, aunque puede resultar muy laborioso si utilizamos un excel, no debería de ser complicado.
No obstante tienen que tener en cuenta los distintos tipos de movimientos futuros posibles, la proyección de los valores correctos en las fechas correctas y la continua actualización de las previsiones según los pagos y cobros que recibimos.
Daremos de alta los distintos tipos de promesas de cobro y pago que tenemos:
- Facturas por servicios a clientes: proyectamos el valor de la factura después de IVA e IRPF y con la fecha de vencimiento.
- Facturas por servicios de nuestros proveedores subcontratados: proyectamos como gasto el valor de la factura después de IVA e IRPF que nos emitió nuestro proveedor con fecha de vencimiento.
- Cobros recurrentes (ej. subarrendamiento):lo que hacemos es dar de alta un cobro después de IVA e IRPF, con la periodicidad con la que lo cobremos (anual, mensual...) y el día del mes que solemos cobrarlo. Se proyectará todos los meses ese cobro por ese valor y ese día del mes.
- Pagos recurrentes (ej. alquiler de local): tenemos un pago recurrente, lo que hacemos es dar de alta un pago después de IVA e IRPF, con la periodicidad con la que lo paguemos (anual, mensual...) y el día del mes que solemos pagarlo. Se proyectará todos los meses ese pago por ese valor y ese día del mes.
- Nóminas: con el pago de nóminas hay que tener especial cuidado puesto que hay que generar varias obligaciones de pago. Si las contrataciones se mantienen constantes (en caso contrario actualizaremos las previsiones), pensemos que este mes hemos pagado X en nóminas netas (lo que transferimos a nuestros empleados), el próximo mes podemos estimar que pagaremos esas mismas nóminas netas X más la seguridad social generada por el pago de nóminas netas este mes.
- Contador de IRPF e IVA: la acumulación de IRPF e IVA que se acumule de las facturas y obligaciones anteriores, a liquidar en el próximo final de período trimestral.
Una vez tengamos dados de alta todos los movimientos con sus importes (incluyendo impuestos) y hayamos asociado esos pagos y cobros a una fecha estimada de pago, podremos proyectar la caja que tendremos cada día después de los pagos y cobros correspondientes.
Pero ojo,
Para saber el balance habrá que asociar dichos pagos y cobros futuros a un balance bancario inicial.
Como siempre, os regalamos un ejemplo:
Os dejamos un ejemplo muy simple en esta hoja de cálculo para que entendáis mejor a lo que nos referimos. El ejemplo pretende estudiar cómo quedaría nuestra caja cada uno de los días en los que tengamos una transacción futura, partiendo de un balance inicial y actual del banco = 500 euros.
¿Veis qué fácil es tener la previsión de cuándo tendremos un descuadre de tesorería para anticiparlo?
Sí, pero la realidad de los negocios, como sabéis, si se pareciese a este ejemplo tan simplón sería pura coincidencia.
Además, Finutive, en pos de hacer una previsión más acertada, realiza automáticamente ciertas labores que son imprescindibles para una correcta previsión de caja y que queremos que tengas en cuenta para tus previsiones si decides hacerlas por tu cuenta:
- Cuando sucedan las transacciones bancarias, hay que asociar estos movimientos bancarios con las obligaciones de pago y cobro que teníamos pendientes. Si no realizas esta actividad, no estás proyectando correctamente tu caja:
- Ejemplo 1 (basado en ejemplo de la hoja de cálculo): Te entra el cobro de 300€ de un Cliente que tenías proyectado a día 10/1/2018 a día 27/11/2017, por lo tanto, tienes que conciliarlo con esa factura que tenías pendiente. En caso de que no lo hagas, como a tu balance bancario ya se le habrá sumado los 300€ que te acaban de ingresar, tus proyecciones te harán creer que tendrás 300€ de más porque sigues proyectando la factura de tu cliente.
- Por contra, si te entra un cargo que no tenías presupuestado o realizas un gasto que no habías proyectado, tienes que registrarlo y actualizar el balance, puesto que tus proyecciones a día de hoy parten de un balance inferior.
- Las proyecciones en el corto plazo hay que realizarlas por cuenta bancaria. Es decir, tienes que asociar a cada movimiento futuro una cuenta bancaria por la que vayas a realizar el cargo o vayas a pedir que te paguen, de esta manera podrás proyectar cada una de las cuentas bancarias por separado y ver si habrá balances negativos en alguna de ellas.
Decimos a corto plazo porque a largo plazo se pueden cambiar los métodos de pago y cobro siempre, pero los gastos de este mes o los cobros de facturas ya emitidas tienen ya un método y una cuenta asociadas.
Si proyectas contextualmente por cuenta puedes adelantar el estado de la tesorería en cada una de ellas y realizar transferencias entre cuentas de ser necesario.
- Los cargos y gastos automáticos tienen un día estimado de pago fiable, no obstante, ¿no esperarás que tus clientes te paguen al día de vencimiento, no? Nosotros añadimos un día estimado de cobro de las facturas para proyectar con este valor y nos olvidamos del vencimiento, a menos que tengamos histórico y sepamos que paga religiosamente
Como veis, son muchas cosas que, aunque sencillas conceptualmente, requieren una precisión y una manualidad bastante grande. Podéis hacerlo en una hoja de cálculo, pero para que no haya errores podéis probar Finutive gratis el primer mes.
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