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Pago a proveedores: gestión de los pagos de la empresa – Finutive

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Vamos a hablar de cómo gestionar los pagos a proveedores. Repasamos rápidamente los consejos principales  para gestionar la relación con nuestros proveedores y después entraremos en la materia en profundidad para poder reforzar los conocimientos financieros que nos permitirán mejorar el control financiero de nuestro negocio.

CONTROL DE PAGO A PROVEEDORES

Ni que decir hay que tenéis que tratar los pagos a vuestros proveedores como una oportunidad para controlar las finanzas de vuestra empresa. Nuestro objetivo principal será aumentar contractualmente los tiempos en los que pagamos a nuestros proveedores. Esto impactará positivamente en nuestro Flujo de Caja, ya que aumentará nuestro Período Medio de Pago por norma y podremos financiar parte de nuestras operaciones con el dinero que tenemos retenido de nuestros proveedores.

Las maneras de aumentar y controla el Período Medio de Pago, además de firmando un contrato de prestación de servicios donde se estipulen períodos medios de pago largo a tus proveedores, será controlando los Métodos de Pago.

Métodos de Pago a Proveeedores

  • Transferencias bancarias:  si el pago a proveedores se realiza a través de transferencia bancaria, esto nos permitirá extender con un poco de picardía nuestro período medio de pago. Tendremos el control para realizar el pago y ante una posible tensión de tesorería podremos jugar con estos pagos a proveedores
  • Recibos o Direct debits: nuestro proveedor nos realizará el cargo automáticamente el día que lo desee, por lo que perderemos todo el control de nuestros pagos en su favor.
  • Cheques o pagarés: aunque por si mismo nos obliga a pagar a fecha de vencimiento, incluir este método de pago en nuestras negociaciones con nuestros proveedores nos puede permitir aumentar nuestro período medio de pago a nivel contractual. Esto es así porque al aportarle garantías firmes de pago a nuestro proveedor, puede utilizar estas para adelantar sus facturas de manera más sencilla y la liquidez no le preocupará tanto.

La firma del contrato con nuestros proveedores y la elección del método de Pago a Proveedores es donde tendremos que poner el foco para conseguir aumentar el Período Medio de Pago:

Período Medio de Pago a Proveedores: refleja cuánto tardamos como empresa en pagar nuestras facturas a proveedores en término medio.

PMP = (Compras medias a pagar / Compras totales) x 365

“Compras Medias a pagar”es la media entre las Compras pendientes de Pago a Principio de año y las Compras pendientes de Pago a final de año.

El resultado ha de interpretarse también como el promedio de días que tardamos en pagar a proveedores, por lo tanto el tiempo que financiamos nuestras compras

Todos los trucos para controlar los pagos a proveedores.

Si recordáis, en el post pasado hacía un comentario sin ánimo de ofender sobre el mal necesario que son nuestros clientes, pues bien, para los proveedores nosotros somos ese mal necesario y estamos obligados a gestionar de una forma eficiente y estratégica nuestra relación con ellos.

Recuerda que ellos tienen como objetivo cobrar lo antes posible y tú tienes el objetivo opuesto.

Y de momento ya nos tenemos que quedar con un concepto: relación. Al fin y al cabo gran parte de la gestión empresarial son relaciones, y con los proveedores pasa lo mismo. Esto significa que como en toda relación, si queremos mantener la llama del amor en ocasiones cederá uno y en otras cederá otro, si no la relación acabará en ruptura. ¿A dónde quiero llegar con todo esto? A la negociación.

Todo en el mundo de los negocios son negociaciones. Y para poder negociar bien con nuestros proveedores primero tenemos que preparar bien el terreno de juego. Esto significa que tenemos que establecer unas políticas internas en la empresa que de alguna forma ayuden a controlar los procesos de pago, a asegurar los recursos necesarios y a aprovechar la tesorería disponible.

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Nos tenemos que quedar con un concepto: relación. Al fin y al cabo gran parte de la gestión empresarial son relaciones, y con los proveedores pasa lo mismo.

Acciones para controlar los procesos con proveedores

  • Fija un día del mes en el que debes de hacer todos los pagos a tus proveedores. Da igual que seas un pequeño negocio, a estas alturas ya tienes que saber que la previsión  es una de nuestras mejores armas. De esta forma sabrás en qué día del mes tienes que tener tus recursos financieros disponibles para poder pagar a tus proveedores. Esto significa además que es muy importante negociar los plazos de pago. Ten en cuenta el periodo medio de cobro de tus clientes para empezar a negociar el periodo de pago a tus proveedores.

Seguramente estés pensando que la vida real nada tiene que ver con las normas teóricas, pero a día de hoy puedo asegurar que la relación cliente – proveedor se basa en la confianza y quizá en una primera ocasión tengas que pagarle en un plazo que probablemente te cueste dinero en términos de financiación, pero también es muy probable que una vez hayas demostrado que eres una empresa seria, puedas incrementar los periodos medios de pago a tus proveedores. Y así debe ser, recuerda que ellos tienen como objetivo cobrar lo antes posible y tú tienes el objetivo opuesto, gestiona de forma proactiva la relación con los proveedores, no dejes que entre dentro de la normalidad de tu empresa las primeras condiciones pactadas al inicio de la relación.

  • El pronto pago a los proveedores, una idea que en ocasiones puede ser muy útil para ganar margen en nuestra venta. Si somos capaces de gestionar bien la tesorería de la empresa y disponemos de fondos suficientes, establecer la posibilidad de descuento por pronto pago por pagar al contado en vez de forma aplazada es una oportunidad infinitamente mejor que disponer del dinero de manera ociosa en la cuenta corriente.

Si además tienes póliza de crédito, el cálculo es muy sencillo, si el dinero que te ahorras cubriendo la totalidad o parte de la póliza de crédito con el dinero ocioso es menor que el descuento de tu proveedor, obviamente no lo dudes, negocia el pronto pago y ganarás margen a tu producto.

  • Ofrece garantías de cobro a tus proveedores con el objetivo de ajustar plazos con el proveedor en aquellos casos que sea complicado convencerlos para pagarles en una fecha determinada (ya sabes en qué fechas tienes que pagar porque has definido un calendario de pagos) o resulta que tienes previsto sufrir tensiones de tesorería en los próximos meses. Estamos hablando de confirming (ya sé que es un producto financiero de difícil acceso y ojo a las comisiones y gastos financieros), avales, etc.

Obviamente no todos los negocios necesitan de este tipo de garantías para poder ajustar plazos con sus proveedores pero está claro que las garantías son un buen mecanismo para negociar con proveedores que tengan la sartén por el mango en el proceso de negociación, eso sí, asumiremos y me reitero, asumiremos el coste de las garantías siempre que haya descuento y éste sea mayor que el propio coste. Lo sé, me gusta recalcar obviedades, perdonad.

  • Evita el pago al contado si no existe compensación, aunque generalmente el pago al contado no significa exactamente realizar un pago con billetes en el momento de la entrega del producto o prestación de servicio, sino más bien realizar una transferencia o entregar un cheque es conveniente evitar este tipo de pago a proveedores porque sin duda alguna puede provocar tensiones de tesorería innecesarias. Eso sí, si realmente pagarle al contado significa que el proveedor nos hace una rebaja del 10% del importe de la factura quizá sea razonable cuanto menos pensarlo. Es decir, solo contemplaremos pago al contado cuando exista un descuento y, si además ese pago al contado nos exige recurrir a financiación será necesario valorar que el coste de la financiación es menor al descuento que en caso de pago al contado nos ofrece el proveedor. Quizá no sea muy ético apuntarlo en el blog, pero también es cierto que desde que acordamos realizar el pago hasta que realmente hagamos la transferencia o emitamos el cheque podemos ganar hasta una semana como consecuencia “del día a día de la propia empresa”.

Si esto sucede, es muy aconsejable tener informado a tu proveedor para, como decíamos antes, no perder esa confianza que nos permite hacer cosas como ésta – justo igual que cuando sabes que vas a llegar tarde a casa y alguien te espera, te evitas broncas innecesarias si haces una llamada y se lo explicas.

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Realmente de todo lo anterior se deduce que es necesario una gestión activa de todos y cada uno de nuestros proveedores, teniendo en cuenta que detrás de cada proveedor hay personas y por lo tanto hablando y exponiendo argumentos muy razonables podremos ganar días en el pago de nuestras factura u obtener descuentos que mejoren los márgenes de venta. Si bien, todo tiene que ser gestionado con cabeza y sin abusos porque nos estamos jugando que por una mala decisión o por ajustar demasiado los plazos de pago, el proveedor decida no seguir trabajando con nosotros.

Si queremos mantener la llama del amor entre nosotros y el proveedor en ocasiones cederá uno y en otras cederá otro, si no la relación acabará en ruptura.

Este es nuestro último post antes de que la mayoría de este país se paralice por las ansiadas vacaciones de Agosto. Finutive seguirá al pie del cañón pero no queríamos terminar esta entrada sin desearos unas buenas vacaciones. Aprovechad para desconectar y volver con ganas porque ¡nos quedan muchas cosas que compartir juntos!


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