Las Cuentas Contables de una empresa son una herramienta muy importante para entender la estabilidad financiera de nuestro negocio.
Estas cuentas son los apuntes contables que permiten recoger cualquier aumento o disminución en activo, pasivo y patrimonio neto obteniendo el balance final de entrada y salida de valor para cada elemento contable.
Las cuentas contables son el registro de cualquier actividad que tenga un impacto en nuestra contabilidad. Nos permiten obtener una información clasificada y clara sobre el estado de nuestro negocio. Sin estos datos no tendríamos constancia de la estabilidad financiera y contable del negocio. Por ello no debemos dejar escapar ningún detalle, ya sea realizando por nuestra contabilidad o delegando esta compleja materia en una asesoría contable que nos proporcione la seguridad que nuestra empresa requiere.
Primera clasificación
Hay bastantes clasificaciones dentro de las cuentas contables, y es necesario tener los conceptos claros y de manera esquematizada para la correcto uso de estos apuntes contables. Dentro de nuestras cuentas contables la primera clasificación que debemos hacer es:
- Activo: Son bienes y derechos que la empresa posee actualmente.
- Pueden ser tangibles como el inventario de material o intangibles como una patente.
- Se dividen a su vez en activos corrientes (caja, promesas de cobro y cuentas a cobrar, inventario) y no corrientes (maquinaria, equipos…) dependiendo de lo líquidos que sean y la facilidad que tenga la empresa para convertirlos en recursos monetarios
Los activos se financian con recursos que se clasifican según su procedencia:
- Pasivo: Son recursos prestados que generan obligaciones de devolución junto con un interés. Se dividen en Pasivos Corrientes (corto plazo) o Pasivos No Corrientes (largo plazo). Esto depende de si el horizonte de devolución es superior a un año.
- Patrimonio Neto:Son recursos aportados por socios o generados de la propia actividad de la empresa cuando ésta es positiva, por tanto, no son recursos prestados por los que la empresa incurra en una obligación de devolución.
El Pasivo y Patrimonio Neto son lo que da acceso a la empresa a disponer de activo. En base a esto, hay una relación directa muy utilizada en contabilidad expresada a partir de la siguiente fórmula:
Activo = Pasivo + Patrimonio Neto
Segunda clasificación
Para continuar, debemos hacer una segunda clasificación en las cuentas contables, y diferenciar entre los ingresos, los gastos y los costos para poder entender realmente qué es una cuenta contable:
- Ingresos: Es el dinero que recibe una empresa al realizar su actividad económica.
- Gastos:Son desembolsos de dinero con el fin de llevar a cabo la actividad económica de la empresa.
- Costos:Es una deducción de dinero a favor de la adquisición de un activo, el cual proporcionará beneficios económicos a la empresa en un futuro.
Tercera clasificación
También es de gran importancia dividir las cuentas según la información que reflejen. Podemos distinguir dos tipos de cuentas principales:
- Cuentas Reales: Este tipo de cuentas, como su nombre indica, reflejan el estado real de la empresa, y están compuestas por el activo, el pasivo y el capital. Es decir, reflejan la cantidad de activo que posee la empresa, el pasivo que debe y su patrimonio neto. Son de carácter permanente.
- Cuentas Nominales:Estas cuentas son de carácter temporal, y duran lo mismo que el ejercicio contable de la empresa. Dada su naturaleza, este tipo de cuentas también son conocidas como cuentas de resultados, ya que en ellas se registran los ingresos, costos y gastos para cada ejercicio de la empresa. Una vez terminado el ejercicio, estas cuentas se cierran, y su contenido se pasa a la cuenta capital.
En un nivel menos recurrente podemos diferenciar entre dos tipos de cuentas más:
- Cuentas Mixtas: Como su nombre indica, reflejan un “mix” o mezcla entre las cuentas reales y nominales en un momento determinado.
- Cuentas de Orden:Este tipo de cuenta contable refleja operaciones que implican alguna responsabilidad para la empresa pero que no tienen nada que ver con el activo, pasivo, capital o las operaciones del periodo.
Dentro de estas grandes Cuentas Contables encontramos el desglose por elemento contable sobre los que se toman los apuntes. Para cada Cuenta Contable tendremos varios elementos.
¿Qué elementos deben ir detallados en estas cuentas?
- Nombre de la cuenta con un código de diferenciación
- Fecha de operación
- Motivo de operación, por ejemplo: compra de material (en una reducción de la caja)
- Importe monetario en la columna Haber (abonar) y/o Deber (adeudar)
- Capital restante en la columna saldo, diferencia entre los movimientos deudor y acreedor
Podemos distinguir entre más de 190 cuentas contables que componen el activo, el pasivo y el patrimonio neto. Entre ellas podemos distinguir Caja, Maquinaria, Edificios, Bancos, Inventarios de Mercancía, Adelantos de Sueldo, etc. Todas ellas recogen las actividades que tienen un impacto en nuestra contabilidad.
Llevar las cuentas contables es responsabilidad de toda empresa además de ser un hecho recomendable para recoger una gran cantidad de información trascendente para el futuro de tu negocio. Si crees que no tienes ni tiempo ni el conocimiento requerido para llevar esta complicada área del negocio te recomendamos que no dejes caer estas cuentas en el descuido y busques ayuda de una gestoría profesional.