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#17 Curso de Finanzas - Tu Oficinista: Ventajas sobre la Externalización

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Son muchas las ventajas que la externalización tiene para cualquier negocio, lo que hace que a día de hoy, más del 74% de las Pymes en España, opten por ella para al menos alguno de sus procesos. Competitividad, flexibilidad, simplicidad, ahorro o estabilidad, son algunas de las cualidades más asociadas a la externalización, lo que ha disparado el crecimiento de las empresas que ofrecen este tipo de servicios, las cuales sobrepasaron en 2017 los 2.000 millones de euros de facturación sólo en nuestro país.

Pero vayamos por partes. ¿Qué es externalizar?

Podríamos definir externalizar, como el delegar alguno de los procesos o actividades de tu negocio en terceras empresas, en lugar de realizarlo con recursos propios. Un ejemplo práctico sería una empresa que decide crear un departamento de marketing para la gestión de las redes sociales de la compañía. Puede contratar nuevo personal para la creación del departamento, o bien externalizar este proceso, dejando que una empresa externa se haga cargo de él. A este proceso, se le llama también Outsourcing, que viene a significar “traerlo de fuera” o “comprarlo fuera”.

El ejemplo del departamento de marketing es claro, porque tiene además un alto componente de especialización. Esto hace mucho más interesante la opción de la externalización para este tipo de servicio, pero son muchos y muy variados los procesos que podemos externalizar. Además, el aumento de las empresas basadas en Internet, ha hecho mucho más interesante ésta opción, puesto que en estas es posible desarrollar tu trabajo desde cualquier lugar del mundo.

Históricamente, los servicios más dados a la externalización, han sido los relacionados con, por ejemplo, la prevención, la formación, el I+D, protección de datos o telemarketing. Sin embargo, hoy en día casi cualquier actividad es susceptible a ser llevada a cabo mediante outsourcing: facturación, gestión logística, redacción, atención al cliente, redes sociales y muchas más.

 

¿Cuáles son las ventajas de la externalización?

Con todo esto, cabe preguntarse cuáles son las ventajas de la externalización si son tantas las empresas que optan ella. Siguiendo con el ejemplo del departamento de marketing, vamos a ver algunas de las ventajas más evidentes. Imaginemos que la empresa del ejemplo decide contratar a una persona para que gestione su recién creado departamento de marketing. En primer lugar, debería invertir tiempo creando un proceso de reclutamiento y selección dentro de la empresa, lo que supone sin duda una inversión de tiempo y recursos nada despreciable. Una vez la persona elegida estuviese contratada, necesitaría un periodo de formación hasta entender y asimilar la forma en que la empresa quiere que se hagan las cosas. Más tiempo y más dinero.

Por otro lado, optando por la contratación de una empresa externa, tan sólo debería seleccionar una empresa que cumpliera con sus requerimientos e indicarle a ésta sus preferencias a la hora de realizar el trabajo, lo que sin duda precisa de una menor inversión tanto en tiempo como en otros recursos. A igualdad de condiciones, con total seguridad, la empresa externa estaría realizando el trabajo en sí, mucho antes de lo que lo haría la persona contratada.

Además, en cuanto a la calidad del trabajo en sí, probablemente será superior la de una empresa especializada que la de alguien contratado. Claramente existe la excepción de que el trabajador contratado sea un número uno en su campo, aunque ahí entraríamos en otro factor a comparar cómo sería el precio, y ese, además, es sin duda un caso poco dado en pequeñas empresas que se plantean el outsourcing como modelo de gestión.

 

El Factor Compromiso

Pero hay más, mucho más. Por una parte, está el factor compromiso, del que se debe huir sobre todo en las primeras fases de crecimiento de una empresa. En este sentido, cuando contratas a una persona para trabajar en tu negocio, de una u otra forma, e independientemente a la duración del contrato que se escoja, adquieres un compromiso con tu nuevo empleado. Si por cualquier motivo, tuvieras que prescindir de él en un momento dado, desde luego no sería una situación agradable. Ni que decir tiene si tuvieras que tomar esta decisión a corto plazo. Esto también hace que, sin duda, te lo pienses más a la hora de dar el paso.

Por el contrario, cuando delegas tus procesos en empresas externas, este componente se pierde totalmente. Mientras necesitas el servicio, lo tienes, y si en algún momento tus necesidades cambian y necesitas prescindir de él, sólo tienes que cancelarlo, lo que aporta a tu negocio una flexibilidad que sin duda es importantísima en estos tiempos en que todo cambia tan deprisa.

 

¿Cuánto tiempo trabajan mis empleados?

Por otra parte, y siguiendo con las cuestiones meramente laborales, hay otros factores que se deben tener en cuenta y que refrendan sin duda la decisión de externalizar. Cuando contratas un trabajador, sabes que como máximo, este trabajará 11 meses de cada 12, por sus más que merecidas vacaciones. Esto no sólo debe tenerse en cuenta como un mero periodo de tiempo en que no podrás disfrutar de su trabajo. Más allá de eso, cabe la posibilidad, de que justo cuando más lo necesites, no esté disponible, quedando el proceso desatendido aun cuando hay una persona dedicada exclusivamente a él.

Esto es más acuciante en los casos en que se contrata a alguien  a media jornada, por ejemplo. En el mismo sentido, se deben tener en cuenta las posibles bajas médicas, o incluso el absentismo laboral, al que no debemos dar la espalda. Estos son factores que no te afectarán si decides externalizar tus procesos, ya que será tu proveedor quien los asuma, comprometiéndose únicamente a prestarte un servicio uniforme y continuado mientras lo hayas contratado.

 

Hablemos de dinero

¿Es el outsourcing de un profesional más barato que el sueldo de una persona? Evidentemente no. Y no puede serlo, ya que todos los inconvenientes de optar por la contratación que hemos repasado son los que asume tu proveedor, y es lógico que repercuta un sobrecoste por esto en sus servicios. No obstante, hay que dejar claro que, siendo más caro el outsourcing que el salario, no lo es tanto como podemos pensar a veces. Esto se debe a que el coste de alguien contratado va mucho más allá del sueldo, y al compararlo, deberíamos hacerlo con el total.

Por ejemplo, una persona en nómina con un sueldo de 1200€, llegará fácilmente a los 2100€ de coste real si sumamos Seguridad Social, IRPF, Pagas Extra, Vacaciones e Indemnización por despido (imprescindible tenerla en cuenta cada mes). Ahora sí, esos 2100€, se pueden comparar con el coste de contratar un servicio con una dedicación similar, pero de una empresa externa. Probablemente sea más, pero no demasiado, y sin duda compensará dadas las ventajas vistas.

A la hora de considerar el coste, también hay que tener muy en cuenta la fiscalidad. Esto es, que los gastos que genera una persona contratada, vistos anteriormente, serán únicamente deducibles a mediados del ejercicio siguiente al que se produzca el gasto, en el Impuesto de Sociedades, donde se tendrá en cuenta para minorar el beneficio de la empresa. En cambio, cada trimestre, no puede ser tenido en cuenta para los impuestos (a no ser como autónomo en el 130 del pago fraccionado).

Esto puede dar lugar a situaciones bastante “curiosas” en algunas empresas cuyo mayor gasto es del personal, que pueden estar pagando cada trimestre por el IVA al no tener apenas IVA soportado por compras, para al final del año dar pérdidas derivadas de los gastos laborales. Esta es sin duda otra gran ventaja de externalizar, ya que cada mes puedes desgravarte el IVA de tus costes laborales, convirtiéndolos en un proveedor más a final de mes, con las ventajas que ello tiene para la fiscalidad de tu negocio.

 

¿Qué hay de los inconvenientes?

Entonces ¿Son todo ventajas? Desde luego que no, nunca lo son. El externalizar tus procesos, sin duda acarrea también algunos inconvenientes. El primero de todos es la agilidad o la inmediatez a la hora de hacer cambios. Evidentemente, estos son más lentos cuando debes contar con una empresa externa que si pudieses gestionarlos directamente en un departamento propio, no hay duda de eso.

Del mismo modo, la implicación no puede ser la misma cuando se trata de una empresa ajena, que si son tus empleados los que tienen que desarrollar cualquier proceso. Un empleado, fácilmente puede hacerse al cargo ante situaciones excepcionales y adaptarse a ellas, mientras que esto rara vez va a pasar con una empresa que nada tiene que ver contigo.

Por último, pero igualmente importante, está la complejidad de tener que compartir tu modo de trabajo con estas empresas, y hacerlas partícipes de tus procesos y métodos de trabajo. Esto es sin duda un problema, y por eso se aconseja siempre no externalizar ningún proceso que sea crítico para tu negocio, ya sea por seguridad o porque represente una parte esencial del mismo.

Como hemos podido ver, son muchas y muy variadas las ventajas de la externalización, si bien hay también algunos inconvenientes que debemos valorar. Lo que está claro, es que es una opción muy a tener en cuenta para cualquier empresa o autónomo a día de hoy, la cual te permite crecer de una forma mucho más segura, flexible y controlada.


Anexo 17 – Tu Oficinista

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Anexo Curso de Finanzas - Tu Oficinista

 

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