Presupuestación y seguimiento - Curso de Finanzas Finutive

#1 Curso de Finanzas: Presupuestación y seguimiento: consejos y razones para llevarlo a cabo

Toda empresa necesita tener un presupuesto para poder controlar la marcha de su negocio. Este presupuesto puede tener todo el detalle que nos haga falta para controlar bien la marcha de la empresa.

No obstante, un presupuesto no es más que la estipulación de valores objetivos futuros a las partidas de ingreso y gasto de nuestra empresa. Estos valores objetivos varían, evidentemente, entre empresas. Lo que no varía entre empresas es la aplicación de distintas técnicas para que los presupuestos sean eficaces.

Nosotros no podemos decirte los valores objetivos a estipular para tu empresa, pero podemos ayudarte a que apliques las mejores técnicas.

Partidas y Categorías

¿Cómo estructurar las partidas de un negocio para realizar un presupuesto correctamente y crear objetivos por cada una de ellas?

Lo primero es estipular partidas de negocio para poder asignarlas objetivos y darles un seguimiento correcto.

Empecemos por lo básico. ¿Qué son las partidas? Las partidas de un presupuesto de empresa reflejan la agrupación de conceptos de ingreso y gasto.  

Te recomendamos que clasifiques las entradas de caja  (ingresos/ cobros) y salidas de caja (gastos/ pagos) en dos niveles de partidas: partida inferior (categoría)  y partida superior (área de actividad). Esto facilita el seguimiento de los grandes bloques a la vez que te permite ver el detalle de las partidas inferiores de ser necesario.

La clasificación se haría de la siguiente manera:

  1. Partidas superiores: tienen que agrupar conceptos de cobro o pago que estén relacionados entre sí. Tanto por pertenecer a la misma área operativa o actividad (ej: marketing y comunicación)  como por tener un impacto parecido en tu negocio (ej: Gastos servicios financieros: comisiones e intereses por ser gastos relacionados con tu uso de financiación)                                                                                                   
  2. Partidas inferiores (categorías): tienen que representar conceptos con un nivel de detalle suficiente para poder dar seguimiento al impacto de estos conceptos en el resultado de tu empresa. Tanto al compararlas con los ingresos como con otras métricas (ej: nóminas pagadas al equipo de ventas: si tienes un partida de gasto tan detallada como esta podrás ver el impacto en tus ingresos cuando aumentas tu presupuesto de gasto de personal comercial)
  3. Es evidente, pero ninguna partida inferior puede estar a la vez en dos partidas superiores distintas.

Nosotros, en Finutive, realizamos una categorización automática de todas tus transacciones y las ordenamos según tu tipo de negocio en las siguientes partidas superiores: Infografía. Te dejamos la categorización por si te inspira para tu propio presupuesto.

¿Cómo tener una referencia para estipular los valores objetivo de cada una de tus partidas y categorías?

Punto de equilibrio

¿Cómo tener una referencia para estipular los valores objetivo de cada una de tus partidas y categorías?

Aquí, lo importante es que tengas en cuenta el desarrollo de tu negocio en los últimos tiempos. ¿Qué impacto tiene la estacionalidad en tu empresa en volumen de ventas? ¿Cómo aumentan las ventas cuando contratas empleados o inviertes en marketing?

Esas respuestas podrán ser tomadas como referencia para empezar a distribuir tus fondos entre la distintas partidas y categorías del presupuesto.

Pero además, puedes tener en cuenta tu punto de equilibrio para establecer objetivos de margen. El punto de equilibrio NO es suficiente para establecer tu presupuesto, pero te ayudará a tener una idea de las unidades que tienes que vender para entrar en margen.

¿Qué es el punto de equilibrio?

Sirve para tener una referencia de qué valores objetivos de venta nos colocan en el margen de beneficios y cuáles por debajo. Es decir, cúal es nuestro umbral de rentabilidad. Es bastante sencillo de calcular.

 

La fórmula del punto de equilibrio es la siguiente:

Cantidad vendida *( Precio unitario de nuestro producto/servicio – Costes variables de cada producto) – Costes Fijos = Margen de X euros

donde el margen refleja beneficios operativos mínimos que queremos obtener (es decir, lo que vas a ganar limpio al mes sin tener en cuenta impuestos…).  

 

Si fijas los números para que el margen sea igual a 0, la fórmula refleja el número de unidades que tienes que vender para entrar en beneficio operativo. Lo puedes tomar como referencia.

Aun así, siempre está bien calcular el punto muerto para entender cómo se comporta tu negocio al vender más cantidad o para ver dónde está tu umbral de rentabilidad. Para hacértelo más fácil, dejamos, la fórmula del punto de equilibrio de un negocio colgada en este google sheets.

Es muy importante que conozcas todos los indicadores posibles de tu negocio y cómo se relacionan. En concreto, conocer cómo evoluciona tu nivel de costes, ingresos y margen por cada unidad de producto / proyecto que vendes.

Lo que queremos que entiendas es que las generalidades para calcular presupuestos no sirven de gran cosa. Lo más importante es conocer las interdependencias de los indicadores/ partidas anteriores y aplicarlos a tu histórico. Es decir, la evolución y relación de los resultados de tu negocio es uno de los puntos de partida más importantes para realizar un presupuesto que se ajuste a tu realidad.

 

Beneficios de presupuestación

Ahora que hemos visto algunos consejos para tener controlada la presupuestación, es muy probable que os surja la siguiente duda: ¿cuál es el beneficio de todo esto?

Realizar un presupuesto y hacer un seguimiento del mismo tiene numerosos beneficios. Aquí os dejamos unos cuantos:

  • Control de costes. Con un seguimiento constante y bien controlado podemos tener unas cuentas más reguladas. Estipulando objetivos de gastos e ingresos por área sin duda nos va a ahorrar sustos
  • Seguimiento del grado de cumplimiento e identificación de desviaciones. Conocer en todo momento nuestro cumplmiento respecto a nuestra propuesta de ingreso y gasto es imprescindible para identificar fallos en nuestro negocio y mejorar
  • Comparativa con otras temporadas. ¿He gastado más este año que el anterior?  Con un presupuesto bien establecido y, sobre todo, con un seguimiento de su cumplimiento puedes hacer comparativas para controlar tus gastos en perspectiva.
  • Establecimiento recursos. Si tenemos claro cuál es nuestro punto muerto y sabemos de qué dinero disponemos, es más fácil establecer recursos a medio-plazo y prevenir futuros gastos.

 


Esperamos que estos consejos os hayan servido para aprender a crear un presupuesto real que se ajuste a vuestro negocio. Esto os ayudará a cumplir lo realmente importante: vender y cuidar de tus clientes.

 

Hasta el siguiente post! 😉

 

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